Documentación sobre Ekafund Core

Objetivo

Definir la dimensión que Ekafund utilizará para identificar y
analizar los movimientos de cada proyecto.

Requisitos

• Acceso a la página Dimensiones.

• Permisos para modificar la configuración de proyectos.

Procedimiento

1. Accede a la página Dimensiones.

2. Crea una nueva dimensión destinada a los proyectos.

3. Accede a Configuración de proyectos.

4. Localiza el campo Código dimensión proyecto.

5. Selecciona la dimensión creada.

Resultado esperado

Ekafund utilizará esa dimensión para identificar los proyectos y
relacionar sus movimientos económicos.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario crear una dimensión de proyecto?

Sí. Permite relacionar ingresos, gastos y movimientos con el proyecto
correspondiente.

¿Dónde se indica la dimensión?

En el campo Código dimensión proyecto de la configuración de
proyectos.

Objetivo

Crear un proyecto y generar automáticamente un valor de dimensión con
el mismo número.

Procedimiento

1. Crea un nuevo proyecto en Business Central.

2. Completa los datos necesarios y guarda el proyecto.

3. Accede a Dimensiones desde la ficha.

4. Comprueba que existe un valor de dimensión con el mismo
   número.

Resultado esperado

El valor se crea automáticamente y queda asignado como dimensión
predeterminada.

Preguntas frecuentes

¿Debo crear manualmente la dimensión de cada
proyecto?

No. Ekafund la crea al guardar el proyecto, una vez configurado el
código de dimensión.

Objetivo

Registrar ingresos que no proceden de una factura de venta, como
subvenciones, donaciones o aportaciones de financiadores.

Procedimiento

1. Abre el diario de proyectos.

2. Crea un movimiento de tipo venta.

3. Indica el proyecto.

4. Introduce la información económica.

5. Registra el movimiento.

Resultado esperado

El ingreso queda asociado al proyecto mediante un movimiento de
proyecto de tipo venta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo imputar una subvención sin crear una
factura?

Sí, mediante un movimiento de tipo venta en el diario de
proyectos.

Objetivo

Comparar el resultado económico real con el presupuestado.

Procedimiento

1. Consulta el campo Resultado: Facturado, precio total, menos Real,
   coste total de todas las tareas.

2. Consulta Resultado presupuestado: Facturable, precio total, menos
   Presupuesto, coste total de todas las tareas.

Resultado esperado

La cabecera muestra una comparación rápida entre el resultado
obtenido y el previsto.

Objetivo

Controlar importes imputados y pendientes de pago o cobro.

Procedimiento

1. Revisa Real pdte. Liquidar, coste total, para compras pendientes
   de pago.

2. Revisa Facturado pdte. Liquidar, precio total, para ventas o
   ingresos pendientes de cobro.

Resultado esperado

Las tareas muestran los importes todavía pendientes de
liquidación.

Objetivo

Limitar el acceso de cada responsable a sus proyectos y documentos
relacionados.

Procedimiento

1. Utiliza el campo Jefe de proyectos en la cabecera del
   proyecto.

2. Aplica el campo en cabeceras y líneas de compra.

3. Configura permisos y filtros según el responsable.

Resultado esperado

Cada jefe de proyecto puede acceder únicamente a sus proyectos y a
los documentos de compra y venta relacionados.

Objetivo

Indicar qué cuentas debe utilizar Ekafund para localizar movimientos
del Modelo 182.

Procedimiento

1. Accede al Plan de cuentas.

2. Selecciona una cuenta utilizada para donaciones.

3. Activa Cuenta de donaciones.

4. Repite el proceso con las demás cuentas.

Resultado esperado

El sistema identifica las cuentas que deben incluirse en el
proceso.

Objetivo

Permitir que Business Central identifique al donante y relacione sus
movimientos.

Procedimiento

1. Opción A: accede a Clientes, selecciona Nuevo y completa la
   ficha.

2. Opción B: accede a Contactos, selecciona el contacto, elige
   Acciones > Crear como > Cliente y completa la ficha.

Resultado esperado

El donante queda registrado como cliente.

Objetivo

Generar el fichero del ejercicio contable correspondiente.

Requisitos

• Cuentas marcadas como cuentas de donaciones.

• Donantes registrados como clientes.

• Movimientos correctamente registrados.

Procedimiento

1. Busca Crear modelo 182.

2. Indica el ejercicio contable.

3. Introduce nombre, apellidos y teléfono de la persona
   responsable.

4. Revisa el número de modelo 1820000000000.

5. Comprueba país o región.

6. Selecciona Telematic como tipo de medio.

7. Acepta, descarga y revisa el archivo.

Resultado esperado

El sistema genera y descarga el fichero del Modelo 182.

Preguntas frecuentes

¿Puedo corregir un modelo ya presentado?

Sí. Activa Modelo de sustitución e introduce la referencia del modelo
original.

¿Se presenta automáticamente?

El proceso documentado genera y descarga el archivo para su revisión
y presentación telemática.

Objetivo

Crear un certificado para un donante y un periodo fiscal.

Procedimiento

1. Busca Enviar certificado de donación.

2. Indica el número de cliente.

3. Introduce el periodo fiscal.

4. Selecciona Aceptar y confirma el envío.

Resultado esperado

Ekafund genera el certificado y realiza el envío indicado.

Objetivo

Comprobar el envío y acceder al documento generado.

Procedimiento

1. Accede a la ficha del cliente.

2. Busca Log. Certificados enviados.

3. Consulta el usuario y la fecha de envío.

4. Selecciona Documento adjunto para descargarlo.

Resultado esperado

Queda disponible la trazabilidad del certificado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo saber quién envió el certificado?

Sí. El registro muestra el usuario encargado del envío.

Objetivo

Registrar condiciones económicas, periodicidad e información de
captación.

Procedimiento

1. Accede a Lista de contratos y selecciona Nuevo.

2. Selecciona el cliente y añade una descripción.

3. Completa Equipo de captación, Fecha de captación e ID de promotor
   cuando corresponda.

4. Revisa el apartado de pago y completa cuenta bancaria preferida y
   origen de pago.

5. Añade líneas con tipo Recurso.

6. Indica forma de pago y selecciona Socio, Gran donante o
   Donación.

7. Define fechas, Cantidad 1, Precio, frecuencia, día de pago y
   próximo efecto.

8. Activa No remesar si no debe entrar en el proceso
   automático.

9. Introduce campaña y canal cuando corresponda.

10. Selecciona la cuenta bancaria de destino.

11. Elige Aprobar la solicitud.

Resultado esperado

El contrato cambia a estado Aceptada y queda activo.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de línea se utiliza?

Recurso.

¿Qué tipos de aportación existen?

Socio para cuota periódica, Gran donante para aportaciones elevadas y
Donación para una puntual vinculada a un contrato periódico.

Objetivo

Ejecutar automáticamente la generación de efectos.

Requisitos

• Permisos para activar la cola de trabajo.

Procedimiento

1. Accede a Movs. cola trabajo y selecciona Nuevo.

2. Selecciona Report como tipo de objeto.

3. Introduce el ID 70906122.

4. Define inicio, frecuencia, días, hora inicial y hora
   final.

5. Selecciona Establecer estado en Preparado.

6. Comprueba el resultado en Cola de trabajo > Movimientos
   registro.

Resultado esperado

La cola queda preparada y genera efectos según la periodicidad
configurada.

Objetivo

Revisar los movimientos generados durante el ciclo del contrato.

Procedimiento

1. Desde Cuotas, consulta Efectos, Efectos cerrados y Cuotas
   generadas.

2. Accede a Cartera.

3. Crea una remesa y añade los efectos.

4. Lleva o envía la remesa al banco.

Resultado esperado

Los efectos y cuotas quedan disponibles para su gestión bancaria.

Objetivo

Dar de baja un contrato sin fecha de finalización o antes de su
vencimiento.

Procedimiento

1. Selecciona Dar de baja contacto.

2. Introduce fecha y motivo de baja.

3. Selecciona una plantilla de interacción.

4. Introduce el vendedor que realiza la cancelación.

5. Acepta.

6. Consulta Nº relaciones para revisar relaciones activas, tipos,
   fechas y motivos.

Resultado esperado

El estado cambia a Rechazado.

Objetivo

Definir el comportamiento de presupuestos, retenciones y
dimensiones.

Procedimiento

1. Configura Límite presupuestario: Inactivo, Retención de crédito,
   Presupuesto o Retención + presupuesto.

2. Configura Retención de crédito: Opcional, No u
   Obligatoria.

3. Define la cuenta genérica de movimientos.

4. Selecciona hasta cuatro dimensiones presupuestarias.

5. Define números de serie para retenciones y cambios.

Resultado esperado

La gestión presupuestaria queda preparada para operar.

Objetivo

Definir asignaciones de gasto por periodo.

Procedimiento

1. Crea partidas independientes de las cuentas contables.

2. Relaciona cada partida con las dimensiones
   seleccionadas.

Resultado esperado

Las transacciones imputadas generan movimientos contables
asociados.

Objetivo

Planificar ingresos y gastos de un periodo.

Procedimiento

1. Accede a Presupuestos contables y selecciona Nuevo.

2. Completa nombre, descripción, dimensiones, fecha de inicio y
   fin.

3. Activa Gestión presupuestaria ampliada.

4. Si corresponde, activa Presupuesto activo.

5. Selecciona Editar presupuesto.

6. Define estructura, líneas, columnas, niveles y
   subniveles.

7. Configura Mostrar como líneas, Mostrar como columnas, Ver por,
   redondeo y nombre de columna.

Resultado esperado

El presupuesto queda disponible para comparar planificación y
ejecución. Solo puede existir un presupuesto activo en un mismo
periodo.

Objetivo

Registrar dotación inicial, reasignación, ampliación o
minoración.

Procedimiento

1. Desde Presupuestos contables, selecciona Cambio
   presupuesto.

2. Selecciona Nuevo y completa presupuesto, solicitante, fecha y
   usuarios de aprobación o denegación.

3. Selecciona el tipo y documenta el motivo.

4. Introduce manualmente la primera línea.

5. Para una reasignación, incorpora una línea positiva y otra
   negativa.

6. Aprueba o deniega y registra el cambio.

Resultado esperado

El cambio aprobado y registrado actualiza los movimientos del
presupuesto.

Objetivo

Reservar presupuesto para un gasto futuro.

Procedimiento

1. Desde Presupuestos contables, selecciona Retención de crédito y
   Nuevo.

2. Completa código, presupuesto, tipo, descripción e importe
   inicial.

3. Introduce la primera línea manualmente.

4. Asigna las mismas dimensiones que la partida.

5. Selecciona Iniciar ejecución.

6. Consulta Importe en compras, Importe en diario contable e Importe
   contabilizado.

7. Selecciona Cerrar retención cuando corresponda.

Resultado esperado

La parte del presupuesto queda reservada para el gasto o inversión
previstos.

Objetivo

Imputar documentos al presupuesto disponible.

Procedimiento

1. Comprueba que la fecha del documento está entre el inicio y el
   fin del presupuesto.

2. Comprueba que la partida tiene importe suficiente.

3. Si no lo tiene, solicita una ampliación o modifica la
   transacción.

Resultado esperado

La transacción se registra contra el presupuesto correspondiente.

Objetivo

Revisar movimientos generados por presupuestos, cambios y
transacciones.

Procedimiento

1. Accede a Movimientos de presupuestos de contabilidad.

2. Aplica filtros por dimensiones y utiliza las vistas de
   análisis.

Resultado esperado

Los movimientos pueden consultarse, pero no editarse directamente
desde esta página.

Objetivo

Obtener una vista del presupuesto.

Procedimiento

1. Abre la ficha del presupuesto.

2. Selecciona Informe > Presupuesto.

3. Aplica filtros o deja los campos vacíos para ver el presupuesto
   completo.

4. Acepta.

Resultado esperado

El sistema genera el informe solicitado.

Objetivo

Comparar el importe utilizado con el planificado.

Procedimiento

1. Accede a Consulta de saldo de presupuesto.

2. Selecciona presupuesto y partida.

3. Define y modifica dimensiones para analizar distintas
   perspectivas.

Resultado esperado

Se obtiene una revisión interactiva del saldo.

Objetivo

Definir la clasificación analítica de los asientos.

Procedimiento

1. Configura las dimensiones contables y sus valores antes de
   importar.

Resultado esperado

Las dimensiones quedan disponibles para distribuir los costes de
nómina.

Objetivo

Relacionar cada empleado con su movimiento económico.

Procedimiento

1. Crea una ficha de proveedor para cada empleado.

2. Incluye los datos identificativos necesarios, como NIF o
   CIF.

Resultado esperado

Business Central puede identificar al empleado durante la
importación.

Objetivo

Distribuir la nómina entre dimensiones.

Procedimiento

1. Abre la ficha del proveedor.

2. Accede a Relacionado > Proveedor > Porcentajes de nómina de
   empleado.

3. Añade líneas que sumen el 100 %.

4. Selecciona Asignación de dimensiones y asigna valores.

Resultado esperado

El importe se distribuye según los porcentajes y dimensiones.

Objetivo

Indicar cómo interpretar cada columna del archivo.

Procedimiento

1. Accede a Configuración de importación de nóminas desde
   Excel.

2. Comprueba que el NIF del Excel coincide con el
   proveedor.

3. Configura una única estructura de importación.

4. Crea filas con Tipo de celda, ID de columna, Descripción,
   cuentas, Tipo de importe, Cambiar signo y Desglosar
   dimensiones.

5. Utiliza tipos Genérico, Empleado o Seguridad Social según el
   dato.

6. Activa Desglosar dimensiones cuando deban aplicarse los
   porcentajes.

Resultado esperado

Business Central reconoce la estructura del Excel.

Objetivo

Generar los asientos a partir del archivo.

Procedimiento

1. Accede a Importar nóminas.

2. Selecciona libro y sección del diario.

3. Introduce número de documento, fecha y descripción.

4. Selecciona Importar nóminas.

5. Revisa los asientos.

6. Selecciona Crear Nómina en Diario.

7. Revisa y registra las líneas.

Resultado esperado

Los asientos pasan al diario indicado y pueden consultarse en cuentas
o Movimientos de Contabilidad.

Objetivo

Identificar el alcance de una subvención.

Procedimiento

1. Puede financiar proyectos sociales, educativos, sanitarios o
   medioambientales.

2. Puede cubrir personal, materiales, alquileres o tecnología
   vinculada al proyecto.

Resultado esperado

La subvención puede gestionarse y asociarse a proyectos, presupuestos
y gastos.

Objetivo

Preparar numeración y dimensión.

Procedimiento

1. Accede a Configuración de subvenciones.

2. Selecciona el número de serie predeterminado.

3. Selecciona el código de dimensión.

4. Registra como clientes a los organismos concedentes.

Resultado esperado

Ekafund dispone de numeración y dimensión para crear
subvenciones.

Objetivo

Registrar los datos principales, económicos y de seguimiento.

Procedimiento

1. Accede a Lista de subvenciones y selecciona Nuevo.

2. Completa Nº de cliente, Estado, Convocatoria, Tramitación, Año,
   Vigencia, Disposición, Grupo, Gestor, Proyecto y Activo fijo cuando
   corresponda.

3. Completa Solicitud: importe y fecha.

4. Completa Concesión/Cobro: importe concedido y fechas.

5. Completa Justificación: concepto y fecha.

6. Revisa Documentos de subvención y Totales.

Resultado esperado

La ficha centraliza la solicitud, concesión, cobro, justificación,
documentos, IVA y total justificado.

Objetivo

Identificar automáticamente las transacciones relacionadas.

Procedimiento

1. Al crear la ficha, comprueba que Ekafund genera un valor de
   dimensión con el número de la subvención.

Resultado esperado

Los documentos con ese valor pueden relacionarse con la
subvención.

Objetivo

Vincular el importe concedido.

Procedimiento

1. Crea una factura de venta.

2. Selecciona como cliente el organismo concedente.

3. Introduce el importe.

4. Asigna la dimensión Subvención y su valor.

5. Registra la factura.

Resultado esperado

El ingreso queda relacionado con la ficha.

Objetivo

Vincular pedidos o facturas de compra.

Procedimiento

1. Crea el documento de compra.

2. Completa cabecera y líneas.

3. Antes de registrar, asigna la dimensión Subvención y su
   valor.

4. Registra el documento.

Resultado esperado

El gasto aparece como documento asociado. Las estadísticas pueden
mostrar IVA total y no deducible.

Objetivo

Revisar ingresos, gastos, total justificado e IVA.

Procedimiento

1. Abre la ficha.

2. Consulta Documentos de subvención.

3. Revisa Totales y estadísticas de IVA.

Resultado esperado

La ficha muestra importes acumulados, IVA y total justificado.

Objetivo

Modificar o quitar una dimensión después del registro.

Procedimiento

1. Accede a los movimientos contables.

2. Localiza el movimiento.

3. Selecciona Dimensiones correctas.

4. Modifica o elimina la dimensión.

5. Comprueba la ficha de la subvención.

Resultado esperado

El importe queda asociado a la subvención correcta o deja de estar
asociado a la original.