Documentación sobre Ekafund Core

2. Modelo 182

El Modelo 182 es un documento obligatorio que las organizaciones sin ánimo de lucro en España deben presentar ante la Agencia Tributaria. Su objetivo es informar sobre los donativos, cuotas y aportaciones recibidas por la entidad a lo largo del año fiscal.

Este modelo debe ser presentado durante el mes de enero y recoge la información correspondiente a los donativos del año anterior.

Por ejemplo, si estamos en 2024, el informe reflejará todas las donaciones recibidas en 2023.

2.1. Configuración del modelo 182

Previamente a la creación del modelo, es necesario especificar qué cuentas contables son las que usaremos para recibir donaciones.

Para ello, navegaremos hasta el Plan de Cuentas.

Una vez en el Plan de cuentas, seleccionaremos la cuenta que queramos utilizar para recibir donaciones.

Marcaremos la opción "Cuenta de donaciones", lo que permitirá que el sistema incluya automáticamente estas cuentas en el proceso de creación del Modelo 182.

2.2. Donantes como clientes

De manera paralela, es imprescindible que los donantes estén registrados como clientes en el sistema, para que Business Central pueda identificar sus movimientos.

Existen dos opciones para crear un cliente: desde cero o a partir de un contacto ya existente.

Si queremos crear un cliente sin basarnos en un contacto, abrimos la página de Clientes.

Una vez ahí, seleccionamos “Nuevo” y rellenamos los datos necesarios en la ficha del cliente.

Para crear un cliente a partir de un contacto existente, buscaremos la opción de “Contactos” en el buscador y accedemos al enlace.

Una vez dentro de Contactos, seleccionamos el contacto que queremos convertir en cliente. Luego, en la pestaña Acciones, hacemos clic en Crear como y elegimos la opción Cliente.

De la misma forma, se abrirá la ficha de cliente que tendremos que rellenar.

2.3. Creación del modelo 182

Una vez hayamos configurado correctamente las cuentas contables y tengamos a los clientes creados, estaremos listos para proceder con la generación del Modelo 182.

Para ello, navegamos hasta el buscador, escribimos "Crear modelo 182" y seleccionamos el vínculo correspondiente.

El sistema abrirá un cuadro que será necesario rellenar.

• El ejercicio contable del que queremos obtener el modelo. Si estamos en 2024, declararemos el año 2023.
• El nombre y apellidos de la persona responsable de la declaración.
• El número de teléfono de esa persona.
• El nº de modelo, que es el 1820000000000.
• El país o región viene por defecto, basándose en los datos de la organización.
• El tipo de medio por el cual presentaremos el modelo. En este caso, seleccionaremos la opción “Telematic”.

La opción "Modelo de sustitución" se utiliza para corregir un modelo ya presentado. En ese caso, será necesario ingresar el número de referencia del modelo original que se desea sustituir. (CLIC)

Una vez que hayamos completado toda la información, haremos clic en Aceptar y el sistema generará el Modelo 182.

Una vez hecho esto, se descargará un archivo.
A continuación, lo abriremos para verificar que toda la información esté correcta.

De este modo, habremos creado el Modelo 182 y estaremos listos para presentarlo de manera telemática.

5. Gestión presupuestaria

La gestión presupuestaria es una funcionalidad que permite planificar, controlar y analizar los presupuestos contables y operativos.
Mediante la gestión presupuestaria es posible:

• Definir presupuestos contables por dimensiones y periodos.
• Delimitar retenciones para gastos fijos en un presupuesto.
• Registrar y comparar movimientos reales contra los presupuestados.
• Analizar desviaciones para tomar decisiones financieras.
• Tener un control limitativo del gasto.

5.1. Configuración de gestión presupuestaria

Antes de crear los presupuestos contables, es necesario acceder a la Configuración de gestión presupuestaria para especificar algunos aspectos.
Los campos que encontramos son:

• Límite presupuestario, en el que se especifica de qué manera funciona el presupuesto. Las opciones disponibles son:
  Inactivo, que permite sobrepasar el importe del presupuesto.
  • Retención de crédito, con lo que todo el importe disponible se divide en retenciones de crédito.
  • Presupuesto, en el que se tiene en cuenta el importe, pero no hay retenciones de crédito.
  • Retención + presupuesto, que combina el tener retenciones de crédito con un presupuesto disponible para gastos diversos.
• Retención de crédito, en el que se especifica la presencia de retenciones de crédito en el presupuesto:
  • Opcional
  • No
  • Obligatoria

• Cuenta genérica de movimientos: es una cuenta que se crea con el fin de mimetizar la gestión presupuestaria con el estándar, de manera que no haya discrepancias de ningún tipo.
• Dimensiones presupuestarias: son las dos dimensiones globales y dos más que se utilizarán para los presupuestos. No es obligatorio que se utilicen las cuatro dimensiones, pero es usual utilizarlas.
• Nº de serie para retenciones de crédito: se utiliza para identificar las retenciones de crédito.
• Nº de serie para cambio de presupuesto: se utiliza para identificar los cambios que se realicen en los presupuestos.

5.2. Partidas presupuestarias

Los presupuestos funcionan mediante partidas, que son asignaciones presupuestarias específicas que definen cuánto se espera gastar durante un periodo determinado.

Las partidas presupuestarias no están directamente relacionadas con cuentas contables, sino que funcionan de manera independiente, aunque las transacciones que se imputen a estos presupuestos sí que tengan movimientos contables.

A pesar de no estar relacionadas con cuentas contables, las partidas sí que se relacionan con las dimensiones que se hayan seleccionado en la Configuración de gestión presupuestaria.

5.3. Creación de presupuestos contables

Los presupuestos contables permiten planificar los ingresos y gastos de una empresa para un periodo determinado, habitualmente alineado con el ejercicio fiscal.
Sirven como referencia para comparar lo que se ha presupuestado con lo que realmente se ha contabilizado, ayudando a controlar el rendimiento financiero.

Los presupuestos suelen estar delimitados inicialmente a un importe concreto, aunque a lo largo del año sufran algunos ajustes.

Para crear un presupuesto, o ver los que existen, se debe acceder a la página de Presupuestos contables, que es una página estándar en Business Central.

En esta página podemos ver todos los presupuestos, como si fuera un histórico de presupuestos, aunque aquí también se muestra el presupuesto que esté activo en ese momento. Solo es posible tener un presupuesto activo en un periodo de tiempo y, hasta que no termine el periodo especificado entre la Fecha de inicio y la Fecha de fin, no podrá activarse otro diferente.

Los presupuestos que utilizan la gestión presupuestaria de Ekafund tienen marcado el check de la Gestión presupuestaria ampliada.

Es posible tener presupuestos con gestión presupuestaria o sin ella (utilizando Ekafund).

El presupuesto inicial es asignado a las empresas, habitualmente, meses antes del inicio del año, para que puedan generar la estructura y las partidas presupuestarias, definiendo las retenciones necesarias.

Para crear un nuevo presupuesto, seleccionamos la opción Nuevo y rellenamos los campos de Nombre, Descripción, Dimensiones, Fecha inicio y Fecha fin. No hay que olvidar marcar el check de Gestión presupuestaria ampliada y, si está activo en ese momento, el check de Presupuesto activo de gestión presupuestaria ampliada.

Una vez creado, para entrar a la ficha, seleccionamos la opción de la cabecera de la página Editar presupuesto.

En la ficha de presupuesto es donde se define la estructura del presupuesto, las líneas, las columnas, los niveles y subniveles.
Las listas desplegables Mostrar como líneas y Mostrar como columnas permiten seleccionar diferentes opciones para ver los datos desde distintas perspectivas, generando nuevas vistas con las que procesar la información.

La opción Ver por hace referencia al periodo de tiempo en el cual van a dividirse los datos del presupuesto: días, meses, periodos contables, etc.

El Factor de redondeo especifica de qué forma van a redondearse los importes, y el check de Mostrar el nombre de columna hace que se muestre el nombre en función a la medida que hemos seleccionado en Ver por. Por ejemplo, si la medida seleccionada es Día y tenemos el check marcado, aparecerá el nombre del día en lugar de la fecha.

5.4. Cambios en el presupuesto

Es posible que, a lo largo de la duración de un presupuesto, este deba sufrir algún cambio.

Para crear la dotación inicial del presupuesto o realizar un cambio en un presupuesto, desde la página de Presupuestos contables, se selecciona la opción Cambio presupuesto, que lleva a la Lista de cambios de la línea de presupuesto que haya seleccionada en ese momento.

Una vez allí, seleccionamos la opción Nuevo para que se abra la ficha del cambio que se va a realizar en el presupuesto.

Rellenamos los campos Nombre de presupuesto, Usuario solicitante, Fecha de solicitud y, en caso de que los haya, Usuario aprobador y denegador.

El campo Tipo especifica la forma en la que se verá afectado el presupuesto y puede ser por Dotación inicial (que se realiza al crear el presupuesto para crear constancia del importe inicial asignado), Reasignación de partidas, Ampliación y Minoración.

Si el tipo seleccionado es la Reasignación, se debe incluir una línea positiva y otra negativa para generar el movimiento de traspaso del importe del presupuesto de una partida a otra.

Y el campo Tipo de cambio se utiliza para agregar un código que permita identificar el motivo del cambio con un comentario en la descripción del mismo.

Al igual que en la retención de crédito, la primera línea debe introducirse de manera manual y es la que define el importe del cambio que se realiza.

Una vez terminado, se debe aprobar o denegar el cambio para hacerlo efectivo o descartarlo; y también se debe Registrar para crear los movimientos en el presupuesto.

5.5. Retenciones de crédito

Una retención de crédito es una reserva de una parte del presupuesto disponible para garantizar la posibilidad de realizar un gasto futuro. Estas retenciones suelen estar destinadas a gastos que las empresas saben de antemano que van a tener, gastos fijos, como el alquiler de un inmueble, el pago de servicios, etc.

Mediante el uso de retenciones de crédito, es posible evitar comprometer más fondos de los que realmente están disponibles.

Para crear una retención, desde la página de Presupuestos contables, se selecciona la opción Retención de crédito que lleva a la Lista de retenciones de crédito de la línea de presupuesto que haya seleccionada en ese momento.

Una vez allí, seleccionamos la opción Nuevo para que se abra la ficha de la retención a crear.

Rellenamos los campos Retención de crédito, Nombre del presupuesto, el Tipo de retención, la Descripción y el Importe inicial.

El tipo de retención de Gasto es el más utilizado, ya que es más común gastar el importe del presupuesto; pero también es posible utilizar la opción de Inversión, por ejemplo, en la adquisición de Activos fijos.

En la zona de las líneas, la primera línea debe introducirse de manera manual, que es de tipo inicial, y es la que define el importe inicial (que debe ser menor o igual que el total del presupuesto al que pertenece).

También debe tener las mismas dimensiones que la partida a la que se asigna.

Conforme se realicen transacciones contra esa retención, se añadirán las líneas correspondientes.
En estas líneas se puede ver la fecha en la que se llevó a cabo el movimiento contra la retención, el tipo de movimiento, el tipo y número de documento, etc.

Para comenzar a utilizar la retención creada, es necesario seleccionar la acción Iniciar ejecución.

Cuando se realicen transacciones, los campos de Importe en la cabecera se rellenarán con el importe correspondiente de la siguiente forma:

• Importe en compras: cuando haya un documento de compra contra esa retención que aún no se haya registrado.
• Importe en diario contable: cuando haya un asiento en un diario que haga referencia a esa retención, pero no se haya registrado.
• Importe contabilizado: cuando se registren las transacciones o asientos.

Cuando el Importe contabilizado es igual al Saldo o ya no se desea seguir utilizando esa retención, es posible terminar con ella mediante la opción Cerrar retención.

5.6. Registro de transacciones contra el presupuesto

Una vez que el presupuesto está correctamente configurado, es momento de registrar transacciones contra el mismo.

Antes de registrar una transacción, es necesario comprobar que el documento a registrar está comprendido entre las fechas de inicio y fin del presupuesto y que el presupuesto con la partida a utilizar dispone de suficiente importe disponible para asumir esa transacción. En caso contrario, será necesario solicitar una ampliación de presupuesto o modificar la transacción.

5.7. Movimientos de presupuestos de contabilidad

De la misma forma que existen movimientos de contabilidad, también existe una página de Movimientos de presupuestos de contabilidad, donde podemos consultar los movimientos que se han generado mediante los presupuestos, filtrar por dimensiones, realizar vistas de análisis, etc.

La diferencia con el estándar es que no es posible editar los movimientos de presupuesto desde esta página, sino que se generan a través de los cambios y las transacciones contra el presupuesto.

5.8. Informe de presupuesto

En la ficha del presupuesto, es posible generar un informe que nos muestre la información del presupuesto.
Para utilizarlo, desde la ficha del presupuesto, se debe hacer clic en la pestaña de Informe y la opción Presupuesto.

Nos aparecerá una página donde tendremos algunos filtros para especificar la información, pero es posible ver el presupuesto completo si no seleccionamos ninguno y aceptamos.

5.9. Consultas de saldo por presupuesto

Una consulta de saldo es una revisión interactiva del importe utilizado comparado con el presupuesto planificado para una partida.

Para acceder a ella, es necesario acceder a la página Consulta de saldo de presupuesto.

Se selecciona el presupuesto y la partida a evaluar, además de las dimensiones (valores que podemos modificar para ver los resultados de un presupuesto desde diferentes ángulos.

6. Importación de nóminas

El módulo de Importación de nóminas de Ekafund está diseñado para facilitar la importación y gestión de datos de nóminas desde archivos de tipo Excel hacia Business Central.

Su principal objetivo es automatizar la creación de asientos contables de nóminas a partir de una hoja de cálculo. Para esto, el sistema lee el Excel e interpreta la información mediante la estructura de columnas previamente indicada en Business Central y, una vez hecho esto, genera las líneas en el Diario General.

Antes de poder realizar el proceso, hay un par de configuraciones que es necesario tener en cuenta.

6.1. Configuración de contabilidad

En la página Configuración de contabilidad se configuran las Dimensiones, que, como sabemos, son una herramienta para clasificar y analizar datos contables y transaccionales sin necesidad de crear más cuentas contables, lo que permite dividir la información por áreas para analizar los datos mediante diferentes valores.

Las dimensiones serán una parte importante del registro de asientos de nóminas, por lo que deben estar correctamente configuradas y con los valores correspondientes.

6.2. Empleados como proveedores

Otro de los requisitos para poder importar nóminas en Business Central es que los empleados estén dados de alta como proveedores.

Esto es debido a que el sistema entiende que, de manera general, la salida de dinero de la empresa debe ser hacia proveedores y/o acreedores.

Esta ficha debe contener todos los datos necesarios como, por ejemplo, el CIF/NIF.

6.3. Porcentajes de nómina

Una vez que tenemos creado el proveedor al que queremos emitirle la nómina, debemos asignar porcentajes para que el importe se divida y registre utilizando dimensiones y valores de dimensión diferentes.

Para esto, en la ficha del proveedor, accedemos a la pestaña Relacionado, a la opción Proveedor y a la página Porcentajes de nómina de empleado.

En esta página, asignaremos los porcentajes a la nómina de los empleados, debe hacerse para todos, ya que, como veremos posteriormente, esto afecta a la estructura de la nómina.

Los porcentajes deben sumar el 100% y cada línea de porcentaje puede tener asignadas diferentes dimensiones y valores. Para añadir dimensiones y valores a cada línea de porcentaje, seleccionamos la opción Asignación de dimensiones y seleccionamos las dimensiones y valores deseados.

Aunque en la página de Porcentaje de nómina de empleados solo aparezcan los campos de las dimensiones globales, al asignar dimensiones que no son globales también se aplicarán a los porcentajes cuando se registren los importes.

6.4. Configuración de importación de nóminas desde Excel

El siguiente paso es configurar la estructura de importación del excel.

Accedemos a la página Configuración de importación de nóminas desde Excel.

En el excel que vayamos a importar, hemos de tener en cuenta que el empleado lo identifica mediante el NIF, por lo que debe estar cumplimentado en la ficha del proveedor correspondiente a ese empleado.

En Business Central solo puede tenerse una estructura de importación de nóminas, por lo que, si el excel que utilizamos habitualmente sufre alguna alteración, sería necesario modificarlo.

Para crear la estructura que Business Central reconocerá en nuestro Excel, es necesario que creemos las filas necesarias con los siguientes campos:

• Tipo de celda: en este campo se define qué tipo de dato se lee en el Excel y con qué está relacionado para que el sistema entienda cómo debe generar los asientos. Este campo tiene las siguientes opciones:
  • Genérico: se utiliza para las líneas que no encajan en ninguna de las categorías posteriores.
  • Empleado: se utiliza para los datos del empleado que harán que el sistema lo identifique.
  • Seguridad Social: se utiliza para líneas que tienen que ver con el gasto hacia la Seguridad Social.
• Id de columna: este campo hace referencia a la columna del Excel en la que se encuentra el dato que se va a leer.
• Descripción: se introduce la descripción de la línea para que se pueda identificar mejor cuando se modifique la estructura en Business Central.
• Número de cuenta de gasto: a través de este campo es donde se indica la cuenta de gasto que va a utilizarse para esa línea.
• Número de cuenta de Seguridad Social: aquí seleccionamos la cuenta de Seguridad Social que se va a utilizar.
• Tipo de importe: se indica si el importe debe ir al Debe o al Haber.
• Cambiar signo: podemos indicar que el importe que lea en el Excel debe cambiar de signo cuando se traslade al asiento.
• Desglosar dimensiones: si hemos dividido el importe de nuestros empleados por porcentajes o hemos asignado dimensiones al 100% del importe, es necesario marcar este check. Debemos marcar este check si queremos que el asiento que se haga relativo a esta combinación de cuentas se desglose por las dimensiones configuradas en los porcentajes de nómina de los empleados.

6.5. Importar nóminas

Desde la página Importar nóminas es desde donde se generará el asiento que se va a registrar para el pago de la nómina y es necesario rellenar los siguientes campos.

• Nombre de libro diario, en el que se van a registrar los asientos.
• Nombre de sección de diario. Una vez seleccionado el diario, pasamos a especificar una sección del mismo.
• Número de documento, con el que se van a registrar los asientos.
• Fecha de registro que se va a utilizar.
• Descripción de línea que llevarán todos los asientos.

Al terminar de rellenar los campos anteriores hacemos clic en la acción Importar nóminas para que nos traslade los asientos a esa misma página y, cuando esté todo correcto, utilizamos la acción Crear Nómina en Diario para que los asientos pasen al diario y sección correspondientes para que puedan ser registrados.

Para consultar, los asientos registrados podemos acudir a los movimientos de alguna de las cuentas contables que hemos utilizado en los asientos o a los Movimientos de Contabilidad.